1. 貼一張《加拿大檔案袋目錄單》在加拿大檔案袋上。
2. 研究生按照“排序整理-編寫頁碼-制作目錄清單”的順序整理檔案。
3. 排序：按歸檔目錄清單順序整理。
4. 編碼：排序後，使用鉛筆或者黑色簽字筆，用阿拉伯數字(1,2,3……)對所有有字的頁面都進行編碼，正面在右上角編碼，背面在左上角編碼，如果背面沒有字，請直接跳過到下一頁編碼。
（注意：加拿大論文的編碼：如果加拿大論文較短，可以正反逐頁進行編碼工作；如果加拿大論文很長，則可在論文正文首頁編碼，中間不編碼，然後在最後一頁直接編碼，比如論文正文首頁編碼是85，正文部分是61頁，則在最後一頁寫上編碼145，即85+61-1=145。）
5. 制作目錄清單：檔案材料編碼後，制作檔案目錄，并用A4紙打印出來，并放在檔案的最前面。
（特别注意：制作歸檔目錄清單時，要将“評閱專家信息表”的起始頁碼也要寫上，即按照論文最後的編碼+1，如論文最後是135，則評閱信息表編碼是136，具體評閱書的放置和編碼由教學秘書完成。
原文日期是指該材料的填表日期，如果一份材料内有多個日期，則填寫最晚日期。）
6. 最後，所有材料祛除金屬釘，并檢查所有檔案的簽字蓋章是否都完整。
研究生人事檔案工作要點(僅加拿大部分)
研究生另需單獨提交一套加拿大材料（不需編碼）給教學秘書，具體包含：
序号 | 材 料 名 稱 | 數 量 |
1 | 研究生入學登記表 | 1份 |
2 | 研究生曆年成績表 | 1份 |
3 | 加拿大論文答辯情況表 | 1份 |
4 | 加拿大申請表 | 1份 |
注意：所有用章和領導簽字要齊全。
附件下載
 博士加拿大歸檔材料.zip [102KB] |
| 在職碩士加拿大歸檔材料.zip [83KB] |
| 學術型碩士加拿大歸檔材料.zip [91KB] |
 教學秘書歸檔及畢業工作要點.doc [38KB] |
 檔案清單表.xls [16KB] |
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